Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej PRO-GRUP POLSKA dostępnej pod adresem:

pro-grup.pl

Polityka dotyczy w szczególności danych przekazywanych:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego,
• podczas kontaktu e-mailowego,
• podczas kontaktu telefonicznego,
• w związku z prowadzoną korespondencją i współpracą B2B,
• podczas korzystania ze strony internetowej.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies znajdują się w odrębnej Polityce plików cookies.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

PRO-GRUP POLSKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Krakusa 11
30-535 Kraków
Polska

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• pocztą tradycyjną na adres siedziby,
• pocztą elektroniczną: biuro@pro-grup.pl,
• telefonicznie: +48 512 198 952.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju sprawy Administrator może przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• numer NIP,
• stanowisko lub funkcję służbową,
• adres poczty elektronicznej,
• numer telefonu,
• temat zapytania,
• treść wiadomości i korespondencji,
• informacje dotyczące zainteresowania ofertą lub współpracą,
• dane zawarte w dokumentach przekazanych Administratorowi,
• adres IP,
• informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym,
• dane dotyczące aktywności na stronie internetowej,
• informacje zapisane w plikach cookies.

Prosimy o nieprzekazywanie danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia, pochodzenia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub innych informacji, które nie są niezbędne do obsługi zapytania.

4. Formularz kontaktowy i korespondencja

Dane przekazywane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• prowadzenia kontaktu z osobą zainteresowaną ofertą,
• przedstawienia informacji o produktach, markach i warunkach współpracy,
• przygotowania oferty handlowej,
• prowadzenia rozmów dotyczących zakupu hurtowego, dystrybucji, listingu, sprzedaży B2B lub marketplace,
• podjęcia działań przed zawarciem umowy,
• realizacji i obsługi współpracy handlowej.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań, prowadzeniu komunikacji biznesowej, przygotowywaniu ofert i rozwijaniu współpracy handlowej.

Jeżeli osoba kontaktuje się jako pracownik, przedstawiciel, pełnomocnik lub osoba kontaktowa klienta, dostawcy albo innego kontrahenta, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem jest w takim przypadku sprawna komunikacja, prowadzenie negocjacji oraz realizacja współpracy z reprezentowanym podmiotem.

5. Zawarcie i realizacja umowy

Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy lub rozpoczęcia współpracy, dane mogą być przetwarzane w celu:

• przygotowania i zawarcia umowy,
• przyjmowania i realizacji zamówień,
• organizacji dostaw,
• prowadzenia rozliczeń,
• prowadzenia dokumentacji handlowej,
• obsługi reklamacji,
• kontaktu dotyczącego realizacji współpracy,
• realizacji obowiązków podatkowych, księgowych i prawnych.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z prowadzeniem i dokumentowaniem współpracy handlowej.

6. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• ustalenia roszczeń,
• dochodzenia należności,
• zabezpieczenia dowodów,
• obrony przed roszczeniami,
• prowadzenia postępowań sądowych, administracyjnych lub windykacyjnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

7. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne, w szczególności:

• adres IP,
• data i godzina połączenia,
• adres odwiedzonej podstrony,
• adres strony, z której użytkownik został przekierowany,
• rodzaj przeglądarki,
• rodzaj urządzenia i systemu operacyjnego,
• informacje dotyczące błędów i zdarzeń technicznych.

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• zapewnienia bezpieczeństwa strony i systemów informatycznych,
• wykrywania błędów technicznych,
• zapobiegania nadużyciom i nieuprawnionemu dostępowi,
• prowadzenia statystyk technicznych,
• ustalania okoliczności incydentów bezpieczeństwa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania strony internetowej.

8. Pliki cookies

Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Niezbędne pliki cookies mogą być stosowane w celu:

• prawidłowego działania strony,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętania ustawień dotyczących zgody na cookies,
• zapisania preferencji użytkownika.

Pozostałe pliki cookies, w szczególności analityczne lub marketingowe, mogą być wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli takie narzędzia zostały wdrożone na stronie.

Użytkownik może wyrazić, odmówić lub wycofać zgodę za pomocą narzędzia do zarządzania zgodami dostępnego na stronie.

Szczegółowe informacje o rodzajach, dostawcach, celach oraz okresach działania plików cookies znajdują się w Polityce plików cookies.

9. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu strony i działalności gospodarczej, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcom usług poczty elektronicznej,
• dostawcom systemów informatycznych,
• podmiotom zapewniającym obsługę techniczną i administrację strony,
• dostawcom formularzy internetowych oraz systemów CRM,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne i audytowe,
• firmom kurierskim, transportowym i operatorom pocztowym,
• bankom i operatorom płatności,
• dostawcom narzędzi analitycznych – jeżeli zostały uruchomione za zgodą użytkownika,
• organom administracji, sądom oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie zgodnie z zawartymi umowami oraz poleceniami Administratora.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy rozwiązań informatycznych, analitycznych lub komunikacyjnych mogą posiadać siedzibę albo infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni zastosowanie odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innego mechanizmu przewidzianego w przepisach RODO.

Informacje dotyczące przekazywania danych w związku z konkretnymi narzędziami wykorzystywanymi przez stronę powinny być wskazane również w Polityce plików cookies.

11. Okres przechowywania danych

Dane związane z obsługą zapytania będą przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji.

Jeżeli zapytanie nie doprowadzi do zawarcia umowy, dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji, nie dłużej niż jest to uzasadnione charakterem sprawy.

Jeżeli zostanie zawarta umowa, dane będą przechowywane:

• przez czas trwania współpracy,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i innymi przepisami prawa,
• do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane zawarte w logach technicznych będą przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji serwera oraz potrzeb związanych z bezpieczeństwem strony.

Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że wcześniejsze usunięcie danych wynika z innych okoliczności.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest dobrowolne.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest jednak konieczne do:

• przesłania formularza,
• udzielenia odpowiedzi,
• przygotowania oferty,
• podjęcia działań związanych ze współpracą.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić obsługę zapytania.

Dane takie jak numer telefonu, NIP lub nazwa firmy powinny być wymagane tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do obsługi danego rodzaju zapytania.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia sprzeciwu,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

biuro@pro-grup.pl

Administrator może poprosić o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

14. Prawo wniesienia sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

15. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazywane za pośrednictwem formularza kontaktowego nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników formularza kontaktowego.

17. Odnośniki i treści zewnętrzne

Strona może zawierać odnośniki do stron internetowych producentów, marek, partnerów lub innych podmiotów.

Po przejściu na stronę zewnętrzną zasady przetwarzania danych określa jej właściciel. Administrator nie odpowiada za polityki prywatności ani zasady działania zewnętrznych stron internetowych.

Jeżeli na stronie zostaną umieszczone filmy, mapy, materiały społecznościowe lub inne treści pochodzące od zewnętrznych dostawców, ich uruchomienie może wiązać się z przetwarzaniem danych przez tych dostawców. Treści wymagające opcjonalnych plików cookies powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, uwzględniające charakter danych, zakres przetwarzania oraz możliwe ryzyka.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, którym powierzono ich przetwarzanie na podstawie odpowiednich umów.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany zakresu działalności Administratora,
• wdrożenia nowych formularzy lub funkcjonalności strony,
• wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych,
• zmiany dostawców usług informatycznych.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji: 3 lipca 2026 r.