Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

PRO-GRUP POLSKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Krakusa 11
30-535 Kraków, Polska

KRS: 0000636813
NIP: 6751560004
REGON: 365473709

dalej: „Administrator”.

Z Administratorem można skontaktować się:

• listownie – na adres siedziby Administratora,
• telefonicznie – pod numerem +48 512 198 952,
• pocztą elektroniczną – pod adresem: dariusz.stasiukiewicz@pro-grup.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

W związku z kontaktem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• numer NIP,
• stanowisko lub funkcję służbową,
• adres poczty elektronicznej,
• numer telefonu,
• informacje zawarte w treści wiadomości,
• inne dane przekazane dobrowolnie w związku z prowadzoną korespondencją.

Prosimy o nieprzekazywanie w formularzu kontaktowym szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia, pochodzenia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub innych danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) Obsługa zapytania i prowadzenie korespondencji

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie,
• kontaktu zwrotnego,
• przedstawienia informacji o produktach, markach lub warunkach współpracy,
• prowadzenia korespondencji związanej ze współpracą B2B.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, obsłudze zapytań oraz rozwijaniu relacji biznesowych.

b) Podjęcie działań przed zawarciem umowy lub realizacja umowy

Jeżeli zapytanie dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub w celu wykonania umowy.

Jeżeli kontaktują się Państwo jako pracownik, przedstawiciel lub osoba kontaktowa kontrahenta, podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora i kontrahenta polegający na sprawnej realizacji współpracy handlowej.

c) Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych i dotyczących dokumentacji handlowej.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

d) Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu zabezpieczenia informacji i dokumentacji na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu i usług serwerowych,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom systemów informatycznych, systemów CRM i formularzy internetowych,
• podmiotom zapewniającym obsługę techniczną strony internetowej,
• podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, podatkowe lub audytowe,
• operatorom pocztowym, firmom kurierskim i transportowym – jeżeli jest to konieczne do realizacji współpracy,
• bankom i operatorom płatności – jeżeli jest to konieczne do realizacji rozliczeń,
• organom administracji publicznej, sądom lub innym uprawnionym podmiotom – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie na podstawie zawartych umów i zgodnie z poleceniami Administratora.

5. Okres przechowywania danych

Dane związane z zapytaniem lub korespondencją będą przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy.

Po zakończeniu korespondencji dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do:

• wykazania przebiegu komunikacji,
• zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń,
• obrony przed roszczeniami,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Jeżeli w wyniku kontaktu zostanie zawarta umowa, dane będą przechowywane przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przez przepisy podatkowe, rachunkowe i dotyczące przedawnienia roszczeń.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Podanie danych niezbędnych do kontaktu, w szczególności adresu e-mail lub numeru telefonu oraz treści wiadomości, jest jednak konieczne, aby Administrator mógł udzielić odpowiedzi i obsłużyć zapytanie.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub podjęcie działań związanych ze współpracą.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

• uzyskania dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• żądania usunięcia danych,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych wskazanych w punkcie 1.

Administrator może poprosić o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

8. Prawo wniesienia sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, mają Państwo prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, Administrator zapewni zastosowanie odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innego mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO.

Informację o zastosowanym mechanizmie przekazywania danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazane w związku z kontaktem z Administratorem nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Dane przekazane poprzez formularz kontaktowy nie są wykorzystywane do profilowania.

12. Pliki cookies

Informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies oraz danych zbieranych automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej znajdują się w odrębnej Polityce prywatności oraz Polityce plików cookies.

13. Zmiany klauzuli informacyjnej

Klauzula może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych, stosowanych narzędzi, dostawców usług lub obowiązujących przepisów prawa.

Data ostatniej aktualizacji: 3 lipca 2026 r.